Cas d'usage

Affecter une ressource à tout un établissement

• Suivez le parcours d’affectation par ressource (cf. Parcours par ressource)

• Après avoir sélectionné la ressource, seul l’onglet « Établissement/Ecole » s’affiche : il permet d’afficher les différents types de populations au sein de l’établissement ciblés par l’abonnement (élèves, enseignants, documentalistes ou autres personnels*)

• Vous pouvez affecter la ressource à l’ensemble des profils de l’établissement en cliquant sur « Tout affecter » ou affecter spécifiquement à un ou plusieurs profils cibles.

Affecter une ressource par niveau éducatif (ex : manuels numériques)

Un individu (élève, enseignant, documentaliste, autre personnel) se voit marqué par l'indicateur "Suggestion (par niveau éducatif)" lorsque le niveau éducatif de la ressource est le même que celui de l'individu.

Affecter une ressource faisant partie d’une famille

Les ressources mères disposent généralement d’un abonnement de type établissement qu’il est nécessaire d’affecter à la population cible (élèves, enseignants, documentalistes ou autres personnels*).

Vous pouvez repérer les ressources mères :

• Soit dans le bandeau supérieur d’une ressource membre d’une famille

• Soit dans l'onglet "Famille" de la modale de détail d'une ressource fille associée

• Soit en utilisant le filtre de recherche « Afficher uniquement les ressources de type mère de famille »

• Suivez le parcours d’une affectation par ressource (cf. Parcours par ressource)

• Cliquez sur le bouton « Affecter »

• Si la ressource sélectionnée possède au moins une mère de famille et que celle-ci dispose d’un abonnement sur l’établissement, une modale s’affiche indiquant une suggestion d’affectation de la ressource mère de la même famille

• Si le nombre de licences pour la ressource mère est suffisant, la mère de famille est présélectionnée. Vous pouvez confirmer ou non l’affectation de la ressource mère.

• Si le nombre de licences pour la ressource mère n’est pas suffisant, la mère de famille n’est pas sélectionnable : seule l’affectation de la ressource membre de la famille peut être réalisée.

Lorsque vous souhaitez retirer l'affectation d'une ressource membre d’une famille :

• Une modale s’affiche indiquant le titre et l’identifiant de la ou des ressources liées (ressources mères ou filles) et précisant que ces ressources ne seront pas impactées par le retrait d'affectation.

• En cas de confirmation, seule l'affectation de la première ressource est retirée.

Affecter une ressource en cas de nombre insuffisant de licences

Lorsque ce cas survient, une modale vous propose d’affecter partiellement la ressource, de manière aléatoire, au sein de l’ensemble.

• Si vous confirmez, une affectation partielle aléatoire est réalisée, à hauteur du nombre de licences disponibles.

• Si un nouvel abonnement apporte des licences complémentaires, un traitement automatique nocturne complète les affectations sur cet ensemble d’individus à hauteur du nombre de licences disponible dans l’abonnement.

• Si vous annulez, aucune affectation n'est réalisée

Compléter manuellement des affectations partielles

Dans ce cas, la ressource et l'ensemble d'individus présentent les informations suivantes :

• Dans la rubrique « Alertes sur les affectations », le filtre « Ressources avec licences manquantes» permet de cibler les ressources concernées
• L’ensemble d’individus (division ou groupe) est marqué par un indicateur « Affectée partiellement »

Sans attendre le traitement automatique (nocturne), il est possible de compléter manuellement les affectations :

• Choisissez un parcours d’affectation (ex : parcours par ressource)

• Choisissez la ressource concernée

• La liste des ensembles d’individus disposant d’une affectation à la ressource s’affiche. Les ensembles à compléter s’affichent avec un statut « Affectée partiellement ».

• Si le nombre de licences disponibles est suffisant, un bouton « Compléter l'affectation » vous permet de compléter les affectations pour chaque ensemble d’individus concerné.

Récupérer des licences verrouillées

Sans attendre ce traitement automatique, vous pouvez récupérer manuellement les licences des individus sur une ou plusieurs ressources :

• Depuis la console d’affectation*, cliquez sur l’onglet « Récupération des licences verrouillées ». Cette page affiche la liste des ressources qui disposent de licences récupérables.

• Pour chaque ressource, des informations clés relatives à la ressource sont affichées (titre, identifiant ark, éditeur) ainsi que le nombre de licences récupérables.

• En cliquant sur l’icône « i », vous accédez au récapitulatif des licences récupérables par population (élèves, enseignants, enseignants-documentalistes et autres personnels)

• Le bouton « Récupérer » permet de récupérer toutes les licences des individus désormais « absents » sur la ressource sélectionnée.

Vous pouvez aussi récupérer toutes licences récupérables, via le bouton « Tout récupérer ». Dans ce cas, une modale de demande de confirmation s’affiche, contenant :

• une indication du nombre de ressources sur lesquelles sera effectuée l’action de récupération

• un bouton de confirmation

• un bouton d’annulation

• une croix en haut de la modale pour annuler l’action

À la suite de l’action de récupération, une modale s'affiche contenant le détail du nombre de licences récupérées pour la ou les ressources concernées par type de population.