Premiers pas
Se connecter à la console d'affectation
L’accès à la console d’affectation se fait :
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Pour les établissements qui utilisent un ENT* : via une icône spécifique « Console d’affectation », disponible dans les applications de l’ENT pour les utilisateurs identifiés comme responsable d’affectation.
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Pour les établissements qui utilisent le médiacentre ÉduGAR* : via un bouton spécifique « Gestion des affectations » disponible dans le médiacentre* ÉduGAR.
Choisir son établissement
En cas de responsabilité sur plusieurs établissements
Une fois connecté à la console d’affectation, si un responsable est rattaché à plusieurs établissements, il peut choisir l'établissement dans lequel il souhaite réaliser des affectations (petite flèche dans l’en-tête, au niveau du nom de l’établissement).
Consulter le tableau de bord
Le « Tableau de bord » s’affiche en tant que page d’accueil de la console d’affectation après connexion.
Il est spécifique à l’établissement sélectionné.
Vous y retrouvez :
- Dans le bloc « Alertes sur les affectations » : des liens vers les ressources avec affectation incomplète, les ressources avec au moins un accès interrompu avant le 15/08 et les ressources avec au moins un accès interrompu avant moins de 30 jours : les nombres correspondants sont affichés.
- Dans le bloc « Suivi des affectations » : des liens vers les ressources sans affectation et les ressources affectées avec de nouvelles licences disponibles : les nombres correspondants sont affichés.
- Dans le bloc « Suggestions d’affectations » : un lien vers les ressources avec affectations individuelles proposées par niveau éducatif : le nombre correspondant est affiché.
Accès au détail
Les liens renvoient vers une liste de ressources filtrée dans l'onglet "Parcours par ressource" par le critère choisi dans le tableau de bord.
Consulter la liste des responsables d’affectation connectés
Pour consulter la liste des responsables d’affectation du même établissement connectés au même moment sur la console :
- Dans l’entête, à droite du nom de l’établissement, une zone présente les premiers utilisateurs du même établissement connectés au même moment à la console d’affectation.
- Pour obtenir la liste complète, cliquez sur le bouton (i) : la liste complète est classée par ordre alphabétique.
- Une notification d'information s'affiche au bas de l'écran pour avertir le responsable d'affectation qu'un autre est également connecté.
Informations sur les connexions simultanées
Lorsque deux responsables d'affectation sont connectés en même temps et qu'un d'entre eux se déconnecte, une notification d'information est affichée pour l'avertir qu'il est à présent le seul sur l'établissement, et la zone dans l'entête qui présente les autres utilisateurs disparaît.
Paramétrer ses notifications
Vous pouvez recevoir des notifications par courriel :
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Pour les suggestions d’affectations, la notification est envoyée le jour du traitement automatique : la ressource peut être affectée car elle possède au moins une licence disponible.
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Pour les abonnements qui vont arriver à leur terme, la notification est envoyée 30 jours avant la fin d’abonnement. Cela vous donne le temps nécessaire pour procéder à une prolongation de l’abonnement après échange avec l’éditeur, sans avoir à refaire une affectation. En effet, une fois l’abonnement échu, un nouvel abonnement et une nouvelle affectation sont nécessaires
En complément de ces notifications, des informations concernant la date de fin de validité des ressources sont disponibles sous formes d’alerte dans le tableau de bord et sous forme de vignettes.
L’envoi des notifications est paramétrable dans le portail GAR.