Principes généraux

L’affectation des ressources numériques

Dans le cadre du GAR, l'affectation* permet de rendre visible et de donner accès aux ressources* dans le médiacentre* (ENT* ou ÉduGAR*).

Pour cela, le GAR met à disposition une console d’affectation* qui permet à un responsable d’affectation* (RA) de gérer les affectations des ressources au sein d'un établissement.

Ce guide, à destination des responsables d’affectation, précise les principes de l’affectation.

Les prérequis

Afin de réaliser des affectations, il est nécessaire d’avoir :

• un ou plusieurs responsables d’affectation ;

• un ou plusieurs abonnements actifs* sur une ou plusieurs ressources.

Les processus de désignation des responsables d’affectation

Dans chaque école ou établissement, un ou plusieurs responsables d’affectation sont désignés. Leur rôle est d’affecter les ressources aux populations visées par les différentes ressources.

Les responsables d’affectation en collège et lycée (2D)

Le chef d’établissement et son adjoint sont désignés responsable d’affectation par défaut.

Le chef d’établissement peut déléguer ce rôle aux personnes de son choix (jusqu’à 50) en fonction de l’organisation adoptée par l’établissement.

• Pour les établissements rattachés à un projet ENT, la délégation se fait dans la console d’administration de l’ENT. Un délai de 24 à 48 h est nécessaire pour remonter les données à la console du GAR et ouvrir les accès au responsable d'affectation nouvellement désigné.

• Pour les établissements rattachés à un projet ÉduGAR, la délégation se fait via DELEG-CE (cette application permet au chef d’établissement de déléguer les droits d’accès à une application aux personnes affectées dans le même établissement).

• La déclaration de délégation est prise en compte dans le GAR dans un délai compris entre 24h et 48h.

Les responsables d’affectation dans les écoles (1D)

1/ Pour les écoles rattachées à un projet ENT, en règle générale, chaque enseignant dispose du rôle de responsable d'affectation et s'affecte ses ressources, ainsi qu'à sa classe.

Pour certains territoires, seul le directeur d’école dispose du rôle de responsable d’affectation et peut effectuer lui-même les affectations ou déléguer ce droit à un ou plusieurs enseignant(s) de l’école.

2/ Pour les écoles rattachées à un projet ÉduGAR

Chaque enseignant est automatiquement désigné en tant que responsable d’affectation et s’affecte ses ressources ainsi qu’à ses élèves. Aucune action n’est nécessaire de la part du directeur d’école.

Disposer d’abonnements (licences)

L’établissement doit impérativement disposer d’un abonnement* à la ressource. L’abonnement permet de définir le nombre de licences* (exemplaires numériques) disponibles, la population cible (élèves, enseignants, professeurs documentalistes, autres personnels*), et les dates de validité (début et fin) de l’abonnement.

La gestion des licences peut passer par différentes modalités (cf. Glossaire).

Types et caractéristiques des abonnements (licences)

Types d’abonnement (licence)

Il existe deux types d’abonnement (licence) :

1/ Abonnements de type « établissement » (ETABL)

Les abonnements ETABL permettent d’affecter des licences globalement à un ou plusieurs profils d'un même établissement. Ces abonnements ne permettent pas de sélectionner des groupes ou des individus au sein des profils.

2/ Abonnements individuels (INDIV)

Les abonnements INDIV permettent de gérer les affectations de manière plus précise : par division*, groupe* ou individu (cf. Modes d’affectation)

Caractéristiques des abonnements (licences)

Les abonnements dans le GAR se caractérisent par :

1/ un ou des profils cibles :

• Élèves

• Enseignants

• Documentalistes

• Autres personnels de l’établissement (autres personnels)

2/ une date de début et de fin de validité

Les familles de ressources

Chaque famille est composée d’une collection de ressources, qui sont reliées à une ressource dite « mère de famille ». Pour que les fonctionnalités de la famille puissent être utilisées, la mère de famille et la ressource à utiliser doivent être toutes les deux affectées à l’individu.

Les différentes modalités d’affectation

Les parcours d'affectation

Deux processus d'affectation sont proposés par la console d'affectation du GAR :

• le parcours par ressource

• le parcours par population.

Les modes d’affectation

Le responsable d’affectation peut affecter une ressource de différentes manières :

• Par profil au sein de l’établissement : tous les élèves, tous les enseignants, ou tous les autres personnels. Cette option n’est possible que dans le cas d’un abonnement de type « établissement » (cf. Les abonnements). Ce niveau d’affectation permet une affectation plus rapide.

• Par division

• Par groupe

• Par élève

• Par enseignant ou autre personnel

Les affectations manuelles et semi-automatiques

La majorité des affectations sont réalisées manuellement, par le responsable d’affectation.

Dans certains cas, des affectations semi-automatiques ou automatiques sont proposées pour faciliter le travail du responsable d’affectation :

• Des affectations « semi-automatiques » sont effectuées sur les ressources mères de famille : lors de l’affectation d’une ressource rattachée à une famille, si la mère de famille n’est pas affectée et qu’elle dispose de suffisamment de licences, l’affectation automatique de la mère de famille est proposée au responsable d’affectation.

• Des affectations automatiques sont effectuées lorsque des nouveaux élèves/enseignants rejoignent une classe ou un groupe ou un établissement pour lequel une ressource est déjà affectée, si des licences sont disponibles pour la ressource en question.

• Dans le cas où le nombre de licences disponibles est insuffisant, des affectations partielles aléatoires sont effectuées : parmi l'ensemble d’individus non affectés à une ressource, les individus sont sélectionnés de façon aléatoire selon le nombre de licences disponibles. Les affectations sont ensuite complétées automatiquement au prorata des nouvelles licences disponibles.

Les suggestions d’affectation

Un filtre « Suggestions d'affectations » permet au responsable d’affectation d’identifier en un clic l’ensemble des affectations suggérées pour une ressource.