Réaliser des affectations
Les parcours d'affectation
Deux processus d'affectation sont proposés par la console d'affectation du GAR : le parcours par ressource et le parcours par population. Selon les cas d'usage, il peut être plus efficace de choisir un parcours d'affectation en particulier.
Parcours par ressource
Ce parcours donne accès à la liste des ressources disponibles sur l’établissement : vous choisissez d’abord une ressource, que vous affectez ensuite à une ou plusieurs populations.
Consultez la vidéo disponible sur le tube numérique :
Parcours par ressources :
1/ Choisir le parcours par ressource
Cliquez sur l'onglet « Parcours par ressource » pour accéder à la liste des ressources qui disposent d'un abonnement dans l’établissement.
2/ Rechercher et choisir une ressource
Pour chaque ressource, des informations principales relatives à la ressource (titre, identifiant ark, éditeur) et au nombre de licences (disponibles, suggérées, affectées) sont affichées.
Informations sur la ressource
En cliquant sur l’icône "i", vous affichez la modale regroupant toutes les informations de la ressource sélectionnée.
Filtrer les résultats
Afin d'affiner votre recherche, vous pouvez saisir le nom de la ressource que vous recherchez ou bien utiliser les filtres suivants :
- Cas particuliers : "Ressources avec licences manquantes" ; "Ressources mères de famille"
- Suivi des affectations : "Ressources non affectées" ; "Ressources avec nouvelles licences disponibles"
- Suggestions : "Par niveau éducatif" ; "Pour l'établissement"
- Public cible : "Élèves" ; " Enseignants" ; "Documentaliste" ; "Autres personnels"
- Type d’abonnement : " Individuel" ; "Établissement"
- Accès interrompu : "Avant le 15/08" ; "Avant le (jour à saisir)"
- Niveau éducatif : plusieurs choix possibles
- Matière(s) : plusieurs choix possibles
- Type de ressource : plusieurs choix possibles
Filtres croisés
Lorsque plusieurs filtres sont sélectionnés, les ressources qui répondent à au moins un critère sélectionné apparaissent dans la liste résultante.
Vous pouvez effacer les critères sélectionnés :
- un par un : cliquez sur la croix à droite du filtre
- ou de manière globale : cliquez sur la croix en haut du bloc filtres
Les résultats sont réinitialisés immédiatement.
Indicateurs
Des indicateurs donnent des repères pour l’affectation : Ressources avec affectation incomplète, expiration prochaine, ressource sans aucune affectation, nouvelles licences, suggestion (par niveau éducatif).
3/ Affecter une ressource
Choisissez une ressource parmi celles affichées en cliquant sur son titre.
La page de gestion des affectations s'affiche : elle présente dans un bandeau en en-tête des informations sur la ressource.
- Le nombre de licences disponibles globales ou par population (élèves, enseignants, documentalistes et autres personnels*) s'affiche.
- Dans le cas de licences illimitées ou d'abonnements type ETABLISSEMENT, un signe ∞ s'affiche.
Informations sur la ressource
En cliquant sur l’icône "i", vous affichez la modale regroupant toutes les informations de la ressource sélectionnée.
Dans le cas d’une ressource appartenant à une famille*, un lien vers la ressource mère associée est affiché.
Choisissez le type de population auquel vous souhaitez affecter une ressource (via les onglets divisions*, groupes*, élèves, enseignants, documentalistes, autres personnels, établissements/école).
La zone de filtres évolue, elle permet de chercher un individu ou un ensemble d'individus grâce aux filtres suivants :
- Division (uniquement pour les individus)
- Groupe (uniquement pour les individus)
- Statut d'affectation : "Affectée" ; "Affectée partiellement" ; "Non affectée"
- Niveau éducatif
- Matière
Statut d'affectation des groupes et divisions
Lorsqu'une affectation est réalisée pour un individu via l'onglet "Elève", les divisions et groupes associés ne sont pas pour autant "affectés". Ces derniers ne sont marqués comme affectés Non affecté" que si l'affectation est réalisée via l'onglet "Groupe" ou "Division".
Les onglets affichés dépendent du type d’affectation et des populations cibles définies dans l’abonnement de la ressource. Exemple : pour un abonnement avec des affectations de type « Établissement », seul l’onglet établissements/école s’affiche.
La liste correspondant au type de population choisi s’affiche sous forme de liste. Une indication de statut est fournie pour indiquer, le cas échéant, que :
- les licences sont déjà affectées en totalité
- les licences sont affectées partiellement, un bouton "Compléter l'affectation" et "Retirer l'affectation" sont présents
Vous pouvez réaliser une affectation de licences :
-
Soit via une action groupée (bouton « Tout affecter »)
-
Soit en sélectionnant un à un les individus ou ensemble d’individus cibles.
Après chaque affectation, une notification s’affiche en bas de page pour confirmer ou non que l'opération a été effectuée.
Parcours par population
Ce parcours donne accès à la liste des populations disponibles sur l’établissement (individus, divisions et groupes) : vous choisissez d’abord une population, à laquelle vous affectez ensuite une ou plusieurs ressources.
Consultez la vidéo disponible sur le tube numérique :
Parcours par population :
1/ Choisir le parcours par population
Cliquez sur l'onglet « Parcours par population » pour accéder à la liste des populations au sein de l'établissement selon l'onglet actif. Par défaut, la liste des divisions présentes au sein de l’établissement s’affiche.
2/ Rechercher et choisir une population
Vous pouvez choisir une autre population que la division, en cliquant sur un des onglets suivants :
- Groupes
- Élèves
- Enseignants
- Documentalistes
- Autres personnels
- Établissement / école
Filtrer les résultats
Une fois dans la page du type de population choisie, vous pouvez saisir le nom de l'individu ou de l'ensemble d'individus (division ou groupe) que vous recherchez ou bien utiliser les filtres suivants :
- Suggestions (uniquement pour les individus) : "Par niveau éducatif" ; "Pour l'établissement"
- Division (uniquement pour les individus) : plusieurs choix possibles
- Groupe (uniquement pour les individus) : plusieurs choix possibles
- Niveau éducatif : plusieurs choix possibles
- Matière(s) : plusieurs choix possibles
Filtres croisés
Lorsque plusieurs filtres sont sélectionnés, les ressources qui répondent à au moins un critère sélectionné apparaissent dans la liste résultante.
Vous pouvez effacer les critères sélectionnés :
- un par un : cliquez sur la croix à droite du filtre
- ou de manière globale : cliquez sur la croix en haut du bloc filtres
Les résultats sont réinitialisés immédiatement.
Indicateurs
Un indicateur donne des repères pour l’affectation : suggestion (par niveau éducatif).
3/ Affecter à la population
Cliquez sur la population à laquelle vous souhaitez affecter une ou plusieurs ressources.
La page de gestion des affectations s’affiche avec la liste des ressources.
Filtrer les résultats
La zone de filtres évolue, elle permet de chercher une ressource grâce aux filtres suivants :
- Cas particuliers : "Ressources avec licences manquantes" ; "Ressources mères de famille"
- Suivi des affectations : "Ressources non affectées"
- Suggestions : "Par niveau éducatif" ; "Pour l'établissement"
- Accès interrompu : "Avant le 15/08" ; "Avant le (jour à saisir)"
- Statut d'affectation : "Affectée" ; "Affectée partiellement" ; "Non affectée"
- Niveau éducatif : plusieurs choix possibles
- Matière(s) : plusieurs choix possibles
- Type de ressource : plusieurs choix possibles
Pour chaque ressource, les informations principales de la ressource sont affichées (titre, identifiant ark, éditeur).
Une indication de statut est fournie pour indiquer si la ressource est suggérée, affectée ou non affectée
Cliquez sur l’icône (i) d'une ressource : vous accédez au détail des informations.
Vous pouvez affecter à la population précédemment choisie une ou plusieurs ressources :
-
Soit via une action groupée (bouton « Tout affecter »)
-
Soit en sélectionnant une à une les ressources cibles.
Après chaque action, une notification d’information s’affiche en bas de page pour confirmer ou non que l'opération a été effectuée.
Retirer des affectations
Vous pouvez retirer des affectations via les mêmes parcours et interfaces utilisées pour affecter les licences.
1/ Dans le cas d'un parcours par ressource :
Suivez les mêmes étapes que pour l’affectation, mais cliquez sur « Retirer » au lieu de « Affecter ».
Il est possible de réaliser une action groupée en cliquant sur "Tout retirer".
Le retrait d'affectation est immédiat : une notification d’information s’affiche pour confirmer l'opération effectuée.
2/ Dans le cas d'un parcours par population :
Suivez les mêmes étapes que pour l’affectation, mais cliquez sur « Retirer » au lieu de « Affecter ».
-
Dans le cas d’un individu, le service vérifie si l'affectation est liée à l'affectation d'un ensemble d'individus. Si l'utilisateur est le dernier de l'ensemble d’individus à être affecté, le service retire automatiquement l'affectation à cette ressource pour l'ensemble d'individus.
-
Dans le cas d'un ensemble d'individus : le service retire l'affectation de tous les individus de cet ensemble sauf ceux qui sont encore rattachés à au moins un autre ensemble d’individus affecté. L’ensemble passe alors à l’état "affectation retirée".
Avertissements
Gestion des erreurs : Si un des retraits d'affectation échoue, toutes les modifications en cours sont annulées et une modale d’erreur s’affiche pour préciser l’erreur rencontrée.
Retraits partiels : Lors d’un retrait d’affectation sur une division ou un groupe, l’ensemble des licences n’est pas récupéré si un ou des individus sont rattachés à un ou plusieurs autres ensembles affectés.